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CASE

End-to-End-Digitalisierung mit Robotic Process Automation (RPA) für Großsparkasse

Wir alle kennen sie: Prozesse, die viel Zeit kosten, von anderen oft wichtigeren Tätigkeiten abhalten – dabei aber vollkommen regelbasiert ablaufen. Warum lassen sich diese nicht automatisieren? Ein vielfach genannter Grund sind die im Prozess verwendeten Anwendungen und Systeme. Ein eigenständiger, programmiertechnischer Eingriff ist hier meist nicht oder nur mit sehr viel Aufwand möglich. So wird etwa das Kernbanksystem der Sparkassen (OSPlus) zentralisiert und gleichzeitig für eine große Zahl einzelner Institute bereitgestellt. Eine Herausforderung, wenn es an die Automatisierung instituts­individueller Prozesse geht.

Eine Lösung bietet Robotic Process Automation (RPA). Hiermit lassen sich Anwendungen automatisieren, ohne in Programm-Codes eingreifen oder Schnittstellen schaffen zu müssen. Bei RPA handelt es sich nicht um physische Maschinen, sondern um eine installierbare Software. Deren Einsatzziel ist es, Menschen bei der Ausübung ihrer strukturiert-repetitiven Tätigkeiten zu unterstützen oder ihnen einzelne Tätigkeiten vollständig abzunehmen. Dabei kommuniziert RPA mit anderen digitalen Systemen, extrahiert Daten, bearbeitet diese und fügt sie in andere Anwendungen ein. RPA eignet sich somit in seinen Grundzügen zur voll- oder teilautomatisierten Abwicklung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen. Es ist eine Lösung, die – für sich genommen – oftmals tiefgreifende Änderungen an vorhandener IT-Infrastruktur überflüssig macht. RPA nutzt meist das User-Interface so, wie es auch ein Mensch nutzen würde und kann daher als „non-invasive“ Technik bezeichnet werden.

RPA-Projekte bei w21: Meist im Zusammenspiel mit den KollegenInnen der DCP Deutsche Consulting Partner, die den fachlich-strategischen Part und das Projektmanagement übernehmen. weisskopf.twentyone konzentriert sich auf die technische Implementierung.

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Gemeinsam mit einer Großsparkasse konnten wir Mitte 2019 ein weiteres RPA-Projekt erfolgreich abschließen. Das übergeordnete Ziel des Pilotprojekts war es, die „Toolbox“ Robotics zu erschließen; das heißt die RPA-Technologie in das Institut zu integrieren und zugleich das für eine zielgerichtete Nutzung erforderliche interne Know-how aufzubauen. Neben der Klärung technischer Aspekte waren auch organisatorische Fragen zu beantworten und Automatisierungspotenziale auf Gesamthausebene zu analysieren.

Im Ergebnis steht ein neues und nun auch erprobtes Tool für das Prozessmanagement bereit, das Gesamthauspotenzial ist ermittelt und der Prozess „Kontomodellvariantenwechsel“ ist end-to-end automatisiert. Erfreulich: Neben der reinen Automatisierung haben wir zusätzliche Prozessoptimierungspotenziale identifiziert und gemeinsam gehoben.

Ausblick: Es geht weiter, wir warten gespannt auf die Umsetzung der zweiten Phase.