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Den richtigen RPA-Prozess erkennen und gestalten

Arsalan Saeed

16. Juni 2020

Die 3-teilige Serie setzt sich mit der Erkennung, Konzeption und Umsetzung eines RPA-Prozesses auseinander. Der Fokus eines jeden Teils liegt auf praktische Tipps, um die ideale Balance zwischen betriebswirtschaftlicher Relevanz und technischer Realisierung zu finden.


Teil 1: Erkennung eines geeigneten RPA-Prozesses

Teil 1 der Serie erläutert die Vorgehensweise bei der Identifikation eines RPA-geeigneten Business-Prozesses.
Anschließend wird erklärt, wie der identifizierte und manuelle Prozess in einen RPA-Prozess transformiert werden kann.


Zur Identifikation sollte der Business-Prozess zunächst auf verschiedene Merkmale hin untersucht werden:

Dateneingabe
Hier wird geprüft, ob Daten zu Prozessbeginn digital oder nicht digital vorliegen. Um RPA nutzen zu können, werden digitale Daten benötigt.

  • Variante 1: Werden Kundendaten mündlich über das Telefon aufgenommen und in ein CRM-System eingetragen, liegen analoge Daten vor, die nicht ohne weiteres Zutun (Digitalisieren) mit RPA verarbeitet werden können.
  • Variante 2: Ein vom Kunden ausgefülltes Formular liegt auf dem Server und steht für die digitale Weiterverarbeitung bereit. Hier liegt eine digitale Datenform vor, ideal für die Automatisierung mit RPA.

Hinweis: Der aktuelle Stand der künstlichen Intelligenz (KI) erlaubt grundsätzlich eine Spracherkennung. Eine vorgeschaltete KI-Komponente dürfte sich als Lösungsansatz anbieten.

Regelkonformität

  • Ein regelbasierter Prozessablauf ist vorhersehbar und garantiert Stabilität – gut geeignet für RPA.
  • Ausnahmen bzw. Fehler sind bereits vorher bekannt und können in einzelnen Schritten ausgesteuert werden.

Komplexität

  • Ein wenig komplexer Prozess (d. h. mit wenigen „Wenn-Dann-Verknüpfungen“) mit wenigen Entscheidungen ist i. d. R. automatisierbar.
  • Steigt die Anzahl der Entscheidungen, das heißt die Verzweigung innerhalb des Prozesses, wird auch die Automatisierung komplexer und oft unübersichtlich.

Datenformat

  • Das Eingabeformat sollte von Vorneherein festgelegt sein und sich wenig bis gar nicht ändern.
  • Wenn sich das Format ändert, wirkt sich dieses negativ auf den gesamten Prozess aus.

Was ist mit der betriebswirtschaftlichen Perspektive?


Wir kennen nun die technischen Merkmale eines RPA-geeigneten
Business-Prozesses, doch fehlt bislang noch die betriebswirtschaftliche
Perspektive. Nicht jeder technisch geeignete Prozess eignet sich auch
aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Die Beurteilung erfordert zwei
wesentliche Schritte.

Im ersten Schritt sind die IST-Prozesskosten zu bestimmen, entweder sind diese bekannt, z. B. bei definierten (Prozess-)Stückkosten, oder sie sind zu ermitteln. Für Letzteres können Fallanzahl und Bearbeitungszeit herangezogen werden, um die gesamte Prozessbearbeitungszeit zu bestimmen.
Aus dieser wiederum lassen sich durch die Verwendung von Stundensätzen und ähnlichem leicht die Prozesskosten bestimmen, wodurch sich das – rechnerische – Einsparpotenzial nach Automatisierung darstellt.

Im zweiten Schritt sind die Kosten für die Entwicklung der RPA-Lösung gegenzurechnen. Diese setzen sich aus Einmalkosten und laufenden Kosten zusammen. Einmalkosten fallen insbesondere für die Entwicklung an und sind abhängig von der Komplexität des Prozesses. Zu den laufenden Kosten zählen Maintenance-Aufwände und Lizenzgebühren für die RPA-Software.

Übersteigt nun das Einsparpotenzial die laufenden und einmaligen Kosten, eignet sich der RPA-Prozess auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht und der Automatisierung steht nichts mehr im Wege.


Ausblick auf den zweiten Teil

Teil 2 der Artikelserie beschäftigt sich mit der Konzeption des RPA-Prozesses und die Vorgehensweise in der Entwurfsphase.


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